Cele 9 reguli pentru folosirea e-mail-ului, recomandate de seful Google, Eric Schmidt

Eric Schmidt - GETTY

Presedintele executiv al companiei Google, Eric Schmidt, povesteste intr-o carte despre regulile "de baza" ale e-mailului si ce ar trebui sa faca un utilizator atunci cand primeste mai multe mesaje intr-o zi.

Iata cele 9 sfaturi ale lui Eric Schmidt, conform publicatiei Fortune, care citeaza Time.com.

1 - Raspundeti rapid. Sunt oameni pe care te poti baza pentru un raspuns rapid si oameni care nu pot sa faca asta. Incercati sa faceti parte din prima categorie. Multi dintre cei mai buni oameni pe care ii stim noi - si cei mai ocupati - obisnuiesc sa raspunda repede la e-mail-uri, nu doar la anumite persoane din lista, ci pentru toata lumea.

Faptul ca esti comunicativ ofera oamenilor un feedback pozitiv, iar lumea va avea tendinta sa te includa mai repede in cercul lor de discutii si decizii.

Aceste raspunsuri pot fi si foarte scurte: "In regula!" - este unul dintre favoritele noastre, scrie seful Google, Eric Schmidt.

Citește și
Eric Schmidt
Presedintele Google a primit un bonus de 106 milioane dolari pentru anul trecut

2 - Cand scrieti un email, conteaza fiecare cuvant. Fiti concisi. Daca va referiti la o problema, descrieti-o concret, chiar daca acest lucru presupune mai mult timp. Scrieti un draft, apoi cititi-l si eliminati cuvintele care nu sunt necesare.

3 - Curatati-va inbox-ul constant. De cate ori nu v-ati uitat la cutia voastra postala electronica, gandindu-va la care email sa raspundeti mai intai? Cat timp pierdeti deschizand si citind emailuri pe care le-ati mai citi deja?

4 - Setati-va clientul de email sa afiseze mai intai mesajele vechi necitite. Uneori, mesajele vechi ajung sa fie "rezolvate" de altcineva.

5 - Nu uita, tu esti ca un router. Cand primesti un mesaj cu informatii utile, gandeste-te cine ar mai putea sa aprecieze aceste informatii. La sfarsitul zilei, faceti o evaluare mentala a emailurilor primite si intrebati-va: "Ce ar fi trebuit sa dau forward, dar n-am facut-o?"

6 - Atunci cand vreti sa folositi optiunea "bcc" (blind copy), intrebati-va mai intai de ce vreti sa o faceti. Raspunsul, aproape intotdeauna, este ca vreti sa ascundeti ceva - cea ce este contraproductiv intr-o cultura a transparentei. Singura data cand recomandam aceasta optiune este atunci cand vreti sa scoateti o persoana din subiectul unui email, intr-un mesaj de tip "reply all".

7 - Nu tipati. Daca trebuie sa tipati, faceti-o personal, fata in fata. Este MULT PREA USOR daca o faceti electronic.

8 - Usurati-va munca atunci cand vreti sa urmariti o cerere. Cand trimiteti un mesaj cuiva cu o actiune pe care vreti sa o urmariti, copiati acel mesaj si trimiteti-l pe propriul email, apoi creati un label "follow up". Asa va va fi mai usor de gasit si monitorizat actiunile nerezolvate. nu aveti decat sa mai trimiteti inca o data mesajul original, cu subiectul: "S-a rezolvat"?

9 - Fiti prevazator, ca pe viitor sa va fie mai usor. Daca aveti ceva despre care credeti ca veti avea nevoie mai tarziu, dati-i forward la propriul vostru e-mail, impreuna cu cateva cuvinte cheie, care descrie continutul. Ganditi-va: "Cum voi cauta acest mesaj mai tarziu?" Apoi, cand il veti cauta, veti folosi probabil cuintele cheie la care v-ati gandit deja.

Articol recomandat de sport.ro
Olăroiu, răsplătit de arabi în mijlocul unui sezon istoric: românul încheie anul cu o veste excelentă
Olăroiu, răsplătit de arabi în mijlocul unui sezon istoric: românul încheie anul cu o veste excelentă
Citește și...
Seful Google prezice sfarsitul Internetului sub forma sa actuala
Seful Google prezice sfarsitul Internetului sub forma sa actuala

Presedintele Google, Eric Schmidt, a afirmat vineri, la Davos, ca Internetul va deveni atat de omniprezent in viata oamenilor incat practic nu va mai fi observat.

Presedintele Google a primit un bonus de 106 milioane dolari pentru anul trecut
Presedintele Google a primit un bonus de 106 milioane dolari pentru anul trecut

Presedintele executiv al Google, Eric Schmidt, fost CEO al companiei, a primit bonusuri in valoare totala de 106 milioane de dolari pentru activitatea de anul trecut, din care 6 milioane de dolari cash si actiuni de 100 milioane de dolari.

Google Earth, singura solutie pentru ca lumea intreaga sa descopere lagarele din Coreea de Nord
Google Earth, singura solutie pentru ca lumea intreaga sa descopere lagarele din Coreea de Nord

Cand Eric Schmidt, unul dintre directorii Google, a plecat intr-o vizita in Coreea de Nord, intregul Departament de Stat al Statelor Unite l-a criticat. Google insa poate fi esential in problemele nord-coreene. 

Recomandări
Senatorii și deputații își aleg astăzi noua conducere. Klaus Iohannis a anunțat că va nominaliza premierul după asta
Senatorii și deputații își aleg astăzi noua conducere. Klaus Iohannis a anunțat că va nominaliza premierul după asta

Deputații și senatorii se reunesc în această dimineață - în ședințe separate - pentru a-și alege noua conducere.

Zeci de mii de oameni au ieșit în stradă la Belgrad. Proteste față de liderii Serbiei, după tragedia din gara Novi Sad
Zeci de mii de oameni au ieșit în stradă la Belgrad. Proteste față de liderii Serbiei, după tragedia din gara Novi Sad

Zeci de mii de persoane au manifestat duminică, la Belgrad, pentru a le cere liderilor sârbi să îşi asume responsabilităţile în dosarul prăbuşirii acoperişului gării din Novi Sad. 

Lista finală a miniștrilor PSD, PNL și UDMR. Surprizele care apar pentru prima dată într-un guvern
Lista finală a miniștrilor PSD, PNL și UDMR. Surprizele care apar pentru prima dată într-un guvern

Partidele pro-europene care negociază pentru formarea Guvernului au ajuns, duminică seară, la un acord, atât asupra împărţirii ministerelor, cât şi asupra celor care vor prelua portofoliile.