Cele 9 reguli pentru folosirea e-mail-ului, recomandate de seful Google, Eric Schmidt
Presedintele executiv al companiei Google, Eric Schmidt, povesteste intr-o carte despre regulile "de baza" ale e-mailului si ce ar trebui sa faca un utilizator atunci cand primeste mai multe mesaje intr-o zi.
Iata cele 9 sfaturi ale lui Eric Schmidt, conform publicatiei Fortune, care citeaza Time.com.
1 - Raspundeti rapid. Sunt oameni pe care te poti baza pentru un raspuns rapid si oameni care nu pot sa faca asta. Incercati sa faceti parte din prima categorie. Multi dintre cei mai buni oameni pe care ii stim noi - si cei mai ocupati - obisnuiesc sa raspunda repede la e-mail-uri, nu doar la anumite persoane din lista, ci pentru toata lumea.
Faptul ca esti comunicativ ofera oamenilor un feedback pozitiv, iar lumea va avea tendinta sa te includa mai repede in cercul lor de discutii si decizii.
Aceste raspunsuri pot fi si foarte scurte: "In regula!" - este unul dintre favoritele noastre, scrie seful Google, Eric Schmidt.
2 - Cand scrieti un email, conteaza fiecare cuvant. Fiti concisi. Daca va referiti la o problema, descrieti-o concret, chiar daca acest lucru presupune mai mult timp. Scrieti un draft, apoi cititi-l si eliminati cuvintele care nu sunt necesare.
3 - Curatati-va inbox-ul constant. De cate ori nu v-ati uitat la cutia voastra postala electronica, gandindu-va la care email sa raspundeti mai intai? Cat timp pierdeti deschizand si citind emailuri pe care le-ati mai citi deja?
4 - Setati-va clientul de email sa afiseze mai intai mesajele vechi necitite. Uneori, mesajele vechi ajung sa fie "rezolvate" de altcineva.
5 - Nu uita, tu esti ca un router. Cand primesti un mesaj cu informatii utile, gandeste-te cine ar mai putea sa aprecieze aceste informatii. La sfarsitul zilei, faceti o evaluare mentala a emailurilor primite si intrebati-va: "Ce ar fi trebuit sa dau forward, dar n-am facut-o?"
6 - Atunci cand vreti sa folositi optiunea "bcc" (blind copy), intrebati-va mai intai de ce vreti sa o faceti. Raspunsul, aproape intotdeauna, este ca vreti sa ascundeti ceva - cea ce este contraproductiv intr-o cultura a transparentei. Singura data cand recomandam aceasta optiune este atunci cand vreti sa scoateti o persoana din subiectul unui email, intr-un mesaj de tip "reply all".
7 - Nu tipati. Daca trebuie sa tipati, faceti-o personal, fata in fata. Este MULT PREA USOR daca o faceti electronic.
8 - Usurati-va munca atunci cand vreti sa urmariti o cerere. Cand trimiteti un mesaj cuiva cu o actiune pe care vreti sa o urmariti, copiati acel mesaj si trimiteti-l pe propriul email, apoi creati un label "follow up". Asa va va fi mai usor de gasit si monitorizat actiunile nerezolvate. nu aveti decat sa mai trimiteti inca o data mesajul original, cu subiectul: "S-a rezolvat"?
9 - Fiti prevazator, ca pe viitor sa va fie mai usor. Daca aveti ceva despre care credeti ca veti avea nevoie mai tarziu, dati-i forward la propriul vostru e-mail, impreuna cu cateva cuvinte cheie, care descrie continutul. Ganditi-va: "Cum voi cauta acest mesaj mai tarziu?" Apoi, cand il veti cauta, veti folosi probabil cuintele cheie la care v-ati gandit deja.
