(P) Siguranța arhivei este un obiectiv realizabil dacă lucrezi cu profesioniști

Acest lucru este de înțeles dacă ne gândim că documentele unei firme sau instituții au termene legale de păstrare care trebuie respectate pentru a evita eventuale sancțiuni. În plus, este și o chestiune de eficientizare a activității firmei sau instituției, pentru că este foarte important să găsești rapid documentele de care ai nevoie în orice situație.

Dar haideți să vedem ce presupune concret siguranța arhivei:

• În primul rând, este vorba despre păstrarea în bune condiții a documentelor care se pot deteriora din cauza unor factori de mediu, cum ar fi variațiile de temperatură sau umiditatea excesivă. • În al doilea rând, ne referim la asigurarea unor condiții optime de securitate care să prevină furtul, distrugerea rău intenționată sau incendiile. Sunt de tristă notorietate cazurile în care arhive întregi de documente au fost mistuite de flăcări din neglijență sau din mentenanță precară, susținută în cadrul locațiilor în care se păstrează arhiva.

Îndeplinirea tuturor standardelor de securitate în vigoare este extrem de dificilă și costisitoare pentru majoritatea companiilor private, dar și pentru instituțiile statului. Lipsesc de cele mai multe ori și know how-ul, dar și timpul necesar. În aceste condiții, externalizarea serviciilor către o firmă specializată în domeniul arhivării și depozitării este soluția optimă din punct de vedere al costurilor și al siguranței oferite. Două condiții totuși se impun:

• Să ne asigurăm că firma către care externalizăm serviciile respectă toate standardele de securitate a arhivelor în vigoare, îndeplinind cerințele ISU și reglementările Arhivelor Naționale. • Să fim acoperiți din punct de vedere al confidențialității și al respectării legislației GDPR. Ne gândim aici în mod special la documentele de personal pe care arhiva externalizată le-ar putea conține.

Din fericire, răspunsul este simplu și neechivoc: centrul de depozitare arhive ArchivIT, iar în continuare vom expune argumentele existente în sprijinul acestei afirmații:

• Centrul este echipat cu mijloace și instalații avansate de prevenire și stingere a incendiilor. • Deține autorizație PSI și toate certificările ISO, printr-un sistem de Management Integrat. • Utilizează rafturi metalice proiectate pentru a rezista la cutremure cu o magnitudine de peste 8 grade pe scara Richter. • Este prevăzut cu sisteme antiefracție și monitorizare CCTV 24/7. • Nu permite pătrunderea luminii naturale în interior (lumina naturală accelerează degradarea documentelor!) • Beneficiază de un sistem de circulare a aerului care previne dezvoltarea mucegaiurilor. • Este un spațiu cu temperatură controlată non-stop (se știe faptul că variațiile mari de temperatură favorizează degradarea documentelor). • Accesul în depozit este permis doar personalului calificat în managementul arhivei și fiecare angajat are un anumit nivel de acces în funcție de necesitățile în procesul operațional implementat împreună cu Clientul. • Este asigurată o evidență strictă a intrărilor și a ieșirilor din depozite, precum și a conținutului dosarelor / cutiilor depozitate, prin intermediul unui sistem informatic avansat de management al documentelor. Astfel, posibilitatea pierderii documentelor este exclusă. • Nu in ultimul rand, arhivele sunt asigurate atât în depozit, cât și pe durata transportului, ArchivIT deținând cele mai mari polițe de asigurare din piață. • Îndeplinirea tuturor exigențelor amintite face ca ArchivIT să fie și astăzi cel mai modern centru pentru depozitare arhive din România. Recepționat cu nota 10 în August 2012 de către ISU Ilfov, centrul este considerat cel mai sigur spațiu de depozitare arhivă din țară.

În afară de securitatea arhivei, colaborarea cu ArchivIT oferă și alte beneficii importante, printre care amintim:

• Costurile depozitării în centrul pentru arhive ArchivIT sunt garantat mai mici decât cele generate de depozitarea internă. • Se economisește timpul necesar amenajării și autorizării unui spațiu intern pentru depozitarea arhivei. • Spațiul firmei va putea fi valorificat pentru scopul inițial pentru care a fost creat (se valorifică în mod optim spațiul de lucru!) • Compania garantează confidențialitatea. Drept dovadă stau contractele de confidențialitate semnate de fiecare angajat ArchivIT, asigurarea accesului în depozit pe bază de card magnetic autorizat pe nivele de siguranță etc.

Accesați link-ul următor pentru mai multe informații despre compania ArchivIT