(P) Cum alegi contabilitatea pentru SRL în 7 pași

O contabilitate corectă și bine gestionată nu doar că te ajută să respecți legislația în vigoare, dar și să optimizezi costurile și să ai o imagine clară asupra sănătății financiare a afacerii tale. În acest ghid, vom analiza 7 pași esențiali pentru a alege contabilitatea potrivită pentru SRL-ul tău.

1. Identifică nevoile contabile ale SRL-ului tău

Primul pas în alegerea firmei de contabilitate SRL potrivite este să înțelegi nevoile specifice ale afacerii tale. Acestea pot include:

Volumul tranzacțiilor: Dacă afacerea ta efectuează un număr mare de tranzacții zilnice, vei avea nevoie de o firmă de contabilitate capabilă să gestioneze acest volum.

Complexitatea operațiunilor: Pentru afacerile care implică tranzacții internaționale, investiții sau alte operațiuni complexe, este necesară o firmă specializată.

Vectorul fiscal: Dacă ești plătitor de TVA sau ai achiziții intracomunitare, activitatea de contabilitate va necesita operațiuni specifice. De asemenea, dacă ai salariați, firma de contabilitate trebuie să fie autorizată pentru a desfășura activități de salarizare și administrare personal.

2. Cercetează piața de servicii contabile

După ce ai identificat nevoile afacerii tale, următorul pas este să explorezi piața pentru a găsi firma de contabilitate care să răspundă acestor nevoi. Poți începe prin:

Recomandări: Discută cu alți antreprenori despre experiențele lor cu diverse firme de contabilitate.

Recenzii online: Citește recenzii și evaluări pe platformele specializate pentru a vedea ce spun alți clienți despre serviciile oferite.

Website-uri de profil: Vizitează site-urile web ale firmelor de contabilitate pentru a vedea gama de servicii oferite și domeniile lor de expertiză.

3. Verifică experiența și calificările

Este crucial ca firma de contabilitate pe care o alegi să aibă experiența și calificările necesare. Verifică următoarele:

Certificări profesionale: Asigură-te că firma este membră a CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România). Pentru a verifica acest lucru, poți accesa site-ul oficial al CECCAR, secțiunea Tabloul Membrilor, și introduce numele firmei.

Ani de experiență și expertiză: Analizează pe site-ul CECCAR anul de autorizare a firmei, nivelul de expertiză (contabil simplu sau expert) și dacă are viza la zi necesară pentru a funcționa legal.

Organigrama firmei de contabilitate: Firmele cu un grad ridicat de expertiză și calificare au departamente specializate pentru contabilitate, fiscalitate și resurse umane.

4. Analizează gradul de digitalizare și beneficiile informatice

Fără o digitalizare avansată, firmele de contabilitate nu pot oferi servicii la cele mai înalte standarde. Iată câteva aspecte de considerat:

Tipul de software utilizat în activitatea contabilă: Aplicațiile software gratuite sau cu abonamente mici pot avea limitări care afectează eficiența activității contabile. ERP-urile complexe și mai costisitoare pot optimiza procesele și permit contabilului să se implice mai mult în analiza afacerii tale.

Aplicații de facturare gratuite: Verifică dacă firma poate oferi programe de facturare integrate cu e-Factura și e-Transport, conectate cu ERP-ul de contabilitate pentru o analiză rapidă și sigură a documentelor.

Platforma online: Asigură-te că beneficiezi de o platformă online care îți permite acces permanent la documentele firmei și informațiile despre patrimoniul SRL-ului, clienți de încasat, furnizori de plată, impozite, soldul de casă și bancă etc.

Confidențialitatea și securitatea datelor: Verifică măsurile luate pentru a proteja confidențialitatea informațiilor financiare și pentru a asigura securitatea cibernetică.

5. Evaluează abilitățile de comunicare

Un contabil trebuie să fie nu doar expert în domeniul său, ci și să poată comunica eficient și clar. Înainte de a lua o decizie finală:

Testează comunicarea: În timpul unei întâlniri inițiale sau a unei discuții telefonice, evaluează cum îți explică termenii contabili și cum răspunde la întrebările tale.

Disponibilitatea și modul de comunicare: Asigură-te că vei avea un contabil dedicat și vei primi consultanță conform nevoilor tale (prin email, telefon sau chat).

Modul de notificare: Verifică cum vei fi notificat cu privire la impozite, termene de plată și modificări legislative.

6. Verifică ce servicii B2B mai oferă

Înainte de a colabora cu o firmă de contabilitate, verifică dacă te poți baza pe ea și pentru alte servicii necesare afacerii tale:

Înregistrări la ONRC: Verifică dacă firma de contabilitate te poate ajuta cu modificările necesare la ONRC.

Consultanță antreprenorială: Asigură-te că poți obține consultanță pe diverse probleme antreprenoriale de la persoane calificate din cadrul firmei de contabilitate.

7. Asigură-te că cine greșește plătește

Erorile contabile pot atrage amenzi semnificative, de aceea este important să clarifici cine este responsabil în cazul unor greșeli:

Prevederile contractuale: Verifică dacă contractul specifică clar cine plătește în cazul unor erori.

Asigurare: Firmele de contabilitate ar trebui să aibă o asigurare care să acopere eventualele erori comise.

Concluzie

Încă din momentul în care primești un certificat constatator de la ONRC, alegerea unei firme de contabilitate adecvate pentru SRL-ul tău devine o decizie esențială, care poate avea un impact major asupra succesului afacerii tale.

Urmând cei 7 pași de mai sus, vei putea găsi o firmă de contabilitate care să se potrivească perfect nevoilor și bugetului tău, asigurând o gestionare eficientă și conformă a activităților financiare ale afacerii tale. Investește timp în cercetarea opțiunilor disponibile și ia o decizie informată, deoarece o contabilitate bine realizată poate aduce economii și oferi liniștea necesară pentru a te concentra pe dezvoltarea afacerii tale.