(P) 7 sfaturi pentru organizarea unui eveniment de succes

Clienţii pot avea aşteptări diferite în funcţie de eveniment, aşa că este bine să stăpâneşti câteva tehnici care să te ajute în procesul de organizare.

Iată câteva sfaturi utile care să te ajute să îţi îmbunătăţeşti abilităţile de organizare, pentru a te asigura că evenimentele sunt de succes:

1. Planifică din timp

În primul rând, trebuie să setezi un obiectiv specific pentru eveniment. Stabileşte care este scopul evenimentului. Poate fi o strângere de fonduri, un eveniment social sau un eveniment corporate. A avea un scop clar, te ajută sa te concentrezi asupra detaliilor importante, de la alegerea locaţiei până la obţinerea de sponsori.

Începe să pregăteşti şi să planifici evenimentul cu mult timp înainte, pentru a te asigura că vorbeşti cu furnizorii şi stabileşti un program pentru toate elementele evenimentului. Să planifici din timp, te poate ajuta să identifici potenţialele obstacole, să oferi soluţii si să organizezi cu succes evenimentul.

2. Respectă bugetul

Stabileşte cât poţi cheltui pentru locaţie, mâncare, divertisment sau alte elemente. Nu uita să iei în considerare toate costurile de la început, pentru a evita să ajungi la o cifră mult mai mare faţă de estimarea iniţială.

3. Semnează contractele

Pe măsură ce negociezi cu furnizorii, asigură-te că incluzi reguli pentru ceea ce se întâmplă dacă apar schimbări înainte de ziua evenimentului. Foloseşte aceeaşi politică de costuri şi penalizări pe care o foloseşti cu clienţii.

4. Alege cu grijă locaţia

Cunoaşte-ţi publicul atunci când cauţi locul potrivit pentru eveniment. Alege un mediu în care invitaţii se vor simţi confortabil. De exemplu, o conferinţă pentru directori de companie are nevoie de un loc mai formal decât un teambuilding unde poţi alege un loc relaxant, în aer liber, ca un hambar pentru evenimente.

5. Planifică programul

Ia în considerare ce vrei să incluzi în programul evenimentului. De exemplu, ai putea să alegi un speaker, ateliere sau expoziţii. Deşi poţi continua să aranjezi detaliile până în ziua cea mare, invitaţii trebuie să ştie la ce să se aştepte. Dă-le cât mai curând posibil programul evenimentului.

6. Stabileşte un plan de rezervă pentru furnizori

Asigură-te că înainte cu o lună de eveniment, furnizorii şi locaţiile sunt pregătite. Verifică orice contract pentru a preveni neclarităţi. Dacă ceva nu merge bine cu unul dintre furnizori, probabil va fi ceva de ultim moment. Cel mai bine e sa ai cel puţin trei opţiuni de rezervă pentru fiecare tip de furnizor de care ai nevoie la evenimentul tău.

7. Creează o listă cu ce ai de făcut

Listele de pot ajuta să aranjezi informaţiile astfel încât să ştii ce sarcini ai, să ai termene limită pentru fiecare dintre sarcini şi să identifici orice suport suplimentar de care ai putea avea nevoie. Lista te poate ajuta, de asemenea, să estimezi timpul si resursele financiare încă din faza de pregătire. In plus, lista cronologică cu lucrurile de făcut te ajută să măsori progresul, pe măsură ce finalizezi fiecare sarcină pentru eveniment.

8. Cere feedback

Pentru a evalua succesul general al evenimentului tău și pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire a ta, ca event planner, cere feedback de la personal, furnizori, participanți și clienți. Feedbackul lor te va ajuta să îmbunătățeşti evenimentele viitoare.