(P) Provocările deschiderii de conturi bancare și actualizării datelor la banca - identificarea beneficiarului real

Aceasta în contextul obligației legale a băncilor de a derula proceduri specifice de cunoaștere a clientelei, respectiv de a verifica atât identitatea clientului, cât și a beneficiarului real.

Dacă verificarea identității clientului, entitate juridică română (fie ea o societate comercială, o sucursală sau o reprezentantă a unei societăți comerciale străine) este simplă, situația este complet diferită atunci când vine vorba de identificarea beneficiarului real.

Aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei de către bănci înainte de stabilirea unei relații de afaceri, precum și periodic pe parcursul desfășurării relațiilor, este obligatorie, conform cadrului legal instituit actualmente de Legea 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului și de Regulamentul BNR nr. 2 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

Astfel, toate băncile, în calitatea lor de entități raportoare, au obligația de a derula proceduri de cunoaștere a clientelei precum și de a adopta măsuri corespunzătoare pentru a se conformă cu aceste cerințe legale, inclusiv pentru a înțelege structura de proprietate și de control a clientului.

Atunci când băncile nu pot aplica măsurile corespunzătoare de cunoaștere a clientelei, acestora le este interzis să deschidă contul bancar sau după caz, să continue relația de afaceri.

Prin Regulamentul nr. 2/2019, BNR a stabilit un set minim de informații pe care băncile trebuie să le solicite clienților persoane juridice referitor la beneficiarul real, respectiv: natură relației care a generat calificarea în această calitate; numele și prenumele; dată și locul nașterii; codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar; țară în care locuiește; cetățenia; natură activității pe care o desfășoară; încadrarea în categoria persoanelor expuse public sau deținerea calității de membru al familiei unei persoane expuse public ori de persoană cunoscută că asociat apropiat al unei persoane expuse public.

În cazul societăților cu o structură complexă a asociaților, mai ales când este vorba de asociați străini pe multiple nivele de deținere și înregistrați în jurisdicții diferite, identificarea și actualizarea beneficiarului real se dovedește a fi un proces extrem de complex și anevoios.

Identificarea beneficiarului real are în vedere definiția prevăzută la art. 4 din Legea nr. 129/2019 și presupune verificarea deținerilor în capitalul social al societății și cât și controlul efectiv al acesteia.

Analiza presupune identificarea tuturor asociaților și procentul acestora de deținere și merge până la identificarea persoanelor fizice cu rol de benefciar real (acolo unde este cazul), identificare care se efectuează în baza unor documente oficiale ce sunt puse la dispoziție în principal de către client. Documentele și informațiile trebuie să provină din surse de încredere și independente, externe societății sau asociaților acesteia.

În acest sens merită subliniat faptul că, deși societățile au obligația înregistrării beneficiarului real în Registrul Comerțului, la inițierea/continuarea relației de afaceri, în conformitate cu rigorile legistative în materie, băncile nu se pot baza exclusiv pe informațiile din Registrul Beneficiarilor Reali ținut de Oficiul Național al Registrului Comerțului, acestora revenindu-le obligația efectuării propriei analize în vederea identificării beneficiarului real, analiză care să fie întemeiată pe documente justificative ale proprietății pe toate nivelele de deținere,

În ceea ce privește documentația acceptată în procesul de analiză și identificare a beneficiarului real, Ghidul de identificare a beneficiarilor reali elaborat în anul 2022 de către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (emis în scopul de a asigura o determinare unitară a beneficiarilor reali), enumeră o serie de acte ce pot fi avute în vedere, precum:

• Extrase emise de registrele centrale din țările de înregistrare a societăților ce formează structura de proprietate, inclusiv pentru societatea pentru care se face identificarea;

• Act constitutiv actualizat;

• Declarații emise de auditori externi și/sau avocați / notari publici, în cadrul cărora să fie prezentată modalitatea în care a fost realizată analiză pentru identificarea beneficiarului real și faptul că informațiile erau certe la dată verificării;

• Raport anual financiar auditat de un auditor extern, aferent ultimului an financiar/fiscal încheiat, în care se poate identifica structura de proprietate și/sau subsidiarele și/sau identitatea beneficiarului real etc.

Din punctul de vedere al documentației solicitate, în funcție de politicile interne, practică băncilor este diversă, unele dintre acestea având o abordare mai flexibilă în timp ce altele au o abordare mai rigidă, deserori destul de oneroasă, câteodată aplicând chiar o interpretare obtuză a reglementărilor în materie. Cu titlu exemplificativ, întâlnim încă multe situații când băncile solicită documente care în anumite jurisdicții nu există sau nu conțîn informațiile necesare (spre exemplu, există jurisdicții în care extrasele emise pentru societăți nu menționează asociații).

În funcție de complexitatea lanțului de deținere, de particularitățile fiecărei entități și în funcție de țară de înregistrare, precum și de gradul de flexibilitate a politiici interne a băncii, obținerea documentelor de către client poate fi proces de durata și dificil de îndeplinit.

În special, sunt dificil de obținut documente care provin din afară țării și care tebuie să respecte prevederile legale referitoare la recunoașterea acestora în România (supra-legalizare/apostilare). Mai trebuie precizat că ulterior, documentele trebuie traduse în limba română de către un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public român. Având în vedere că, în general, politică băncilor este că aceste documente să nu fie mai vechi de șase luni în raport cu momentul aplicării măsurilor de cunoaștere a clientei, dacă documentele furnizate depășesc acest termen, băncile solicită refacerea acestora. Deși termenul de șase luni poate părea generos, în realitate toată procedura poate dura mai mult, depinzând de mai mulți factori, de la nivelul de înțelegere a cerințelor băncii din România de către cei care sunt chemați să producă documentele respective, până la disponibilitatea persoanelor implicate, ce includ autorități din țară în care se solicită respectivele documente, consultanți ai entităților ce solicită aceste documente, personal al acestora, etc.

Cum am menționat, în practică am întâlnit interpretări extrem de rigide din partea anumitor bănci ale legislației în materie. Menționăm aici că, pe lângă normele legale, fiecare banca are propriile sale regulamente interne, care adaugă adesea superfluu la cerințele băncii. Spre exemplu, unui client care a furnizat o declarație emisă de un avocat cu privire la identificarea beneficiarului real, i s-a solicitat și prezentarea tuturor documentele justificative care au fundamentat concluzia avocatului, respectiv extrase ale tuturor asociaților din lanțul de deținere, evident purtând formalitățile menționate anterior (apostila, traducere legalizată).

Efectele acestui proces de cunoaștere a clientelei, anevoios și de durata, sunt pentru societățile în cauza, dintre cele mai drastice, respectiv lipsa de conturi bancare sau, după caz, blocarea acestora în cazul neactualizarii în timp util a datelor la banca, fapt ce atrage serioase dificultăți în derularea operațiunilor entităților juridice respective.

Că o concluzie, observăm în practică cum adeseori procedura identificării clientelei (sau a actualizării datelor acesteia, după caz), este îngreunată de factori precum normele interne ale unor bănci sau interpretarea subiectivă a reprezentaților băncii implicați. Experiență ne arată cum aceași situație este interpretată diferit nu numai de bănci diferite, dar și de angajați diferiți ai aceleiași bănci. Astfel, aceste proceduri pot dura mai mult sau mai puțîn, sau pot avea rezultate diferite, în funcție de mai mulți factori, precum cei enumerați exemplificativ mai sus.