(P) Ce sunt tipizatele și în ce condiții trebuie folosite

Toate operațiunile unei firme trebuie înregistrate, în scris, în acte justificative. Însă, de multe ori antreprenorii nu știu exact de ce tipizate și alte formulare au nevoie pentru evidența operațiunilor desfășurate zilnic și riscă să primească amenzi semnificative în urma unui control. De aceea, vom prezenta mai departe câteva informații utile referitoare la înscrisurile tipizate și condițiile în care trebuie folosite într-o firmă. Ce sunt tipizatele Tipizatele sunt suporturi pentru informații, care au forma și conținutul prestabilite și se utilizează pentru înregistrarea cronologică și sistematică a tuturor operațiunilor financiar economice. Practic, este vorba despre diverse rapoarte, formulare sau registre, unele de uz și concepție internă, iar altele prevăzute de legislația care reglementează funcționarea societăților comerciale, în care sunt consemnate operațiunile derulate în fiecare zi. Aceste documente de evidență sunt clasificate în documente tipizate nepersonalizate și documente tipizate personalizate, diferența fiind că, în situația celei de-a doua categorii, formularele sunt inscripționate cu sigla și datele societății comerciale. Tipizatele uzuale nu sunt personalizate, acestea urmând a fi folosite în funcție de necesitățile intervenite în cadrul unei firme și se găsesc în permanență la magazinele de profil, fără a fi necesară o comandă specială înainte de achiziționare. Care sunt documentele tipizate necesare pentru contabilitatea unei firme Conform prevederilor legale, o societate comercială are obligația de a-și nota operațiunile în mai multe documente financiar contabile. Astfel, orice firmă are nevoie de tipizate precum: • chitanțier, • facturier, • notă de intrare ieșire (NIR), • notă de recepție • constatare diferențe (NRCD), • condică de prezență, • ordin de deplasare, • dispoziție de plată/încasare, • dispoziție de livrare, • fișă de magazie, • registrul stocurilor, • bon de consum ori aviz de însoțire a mărfii. • ștat de salarii, • registru de intrări-ieșiri, • decont de cheltuieli, • registru inventar, • registru de casă, • registru jurnal, • scrisoare de transport internațional (CMR), • listă de inventariere, • registru de încasări și plăți, • jurnal de vânzări, • jurnal de cumpărări, • fișă de cont, • registru Cartea mare. Pentru gestiunea mijloacelor fixe, o firmă are nevoie de registrul numerelor de inventar, fișa mijlocului fix, proces verbal de recepție și bon de mișcare a mijloacelor fixe. În cazul în care societatea comercială își desfășoară activitatea în domeniul medical, pe lista tipizatelor apar rețete medicale, adeverințe medicale, ori carnete de sănătate. Dacă există și autovehicule înregistrate pentru activitatea companiei, atunci administratorii au obligația de a completa și foi de parcurs, pentru a justifica decontarea cheltuielilor legate de combustibil sau reparații. În ce condiții se folosesc tipizatele Documentele tipizate pe suport de hârtie se folosesc pentru a înregistra operațiunile unei societăți comerciale, însă în funcție de necesitățile firmei sau de activitățile desfășurate. De exemplu, registrul jurnal servește ca document contabil obligatoriu pentru notarea cronologică a modificării elementelor de activ și pasiv ale unității și se întocmește lunar. Facturierul, NIR-ul, avizul de însoțire a mărfii sau fișa de magazie sunt tipizate care se utilizează ori de câte ori sunt derulate operațiuni cu bunuri și mărfuri. Formulare precum registrul inventar se completează mai rar, respectiv la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau cu ocazia încetării activității. Fiecare tipizat în parte se folosește în conformitate cu prevederile legale, atunci când persoana juridică desfășoară acțiunile pentru care sunt destinate respectivele documente. Toate actele se păstrează în contabilitate pentru o perioadă de 5 ani, fiind documentele justificative în baza cărora o societate comercială poate fi verificată de un organ de control sau alte persoane desemnate în acest scop. Prin urmare, activitatea unei firme este laborioasă și implică foarte multe operațiuni, multe dintre ele zilnice. La rândul lor, toate operațiunile derulate trebuie consemnate în diferite registre și formulare tipizate, care facilitează activitatea societății comerciale și totodată, o ajută să respecte prevederile legale.